Zoho Expense

Zoho Expense es una solución integral de gestión de viajes y gastos diseñada para optimizar y automatizar el proceso de informes y seguimiento de todo tipo de gastos relacionados con viajes corporativos.



Zoho Expense para PC ofrece características básicas y avanzadas que permiten a empresas de todo tipo y tamaño optimizar su supervisión financiera diaria, incluyendo servicios para el escaneo de recibos e incorporación en bases de datos dinámicas, registro de gastos, comprobaciones de cumplimiento de políticas, seguimiento de gastos en múltiples monedas y mucho más.

Estas características básicas se refuerzan drásticamente con la presencia de herramientas avanzadas premium como la integración incorporada con soluciones de software de contabilidad externas, la creación de informes de gastos automatizados, la optimización de los flujos de trabajo de aprobación y el análisis en profundidad para la gestión de gastos que puede proporcionar información útil para la optimización de gastos a corto y largo plazo.

Aloja exclusivamente en la nube, esta potente plataforma de gestión de gastos puede ser fácilmente implementada para analistas y contadores en empresas de todos los tamaños.

De hecho, en los últimos años, esta potente herramienta financiera fue adoptada por miles de empresas exitosas, incluyendo marcas internacionales conocidas como Puma, Zepto, Transcom, MakeMyTrip, IFFCO, Samsonite y muchas otras.



Características Principales

• Escaneo de Recibos – Digitaliza recibos de forma rápida y precisa.
• Registro de Gastos – Registra gastos manualmente o impórtalos desde extractos de tarjetas de crédito.
• Cumplimiento de Políticas – Establece reglas para asegurar que todos los gastos cumplan con las políticas financieras y de la empresa.
• Soporte Multi-Moneda – Rastrea gastos de manera confiable en diferentes monedas.
• Integraciones con Servicios de Terceros – Sincroniza datos con software de contabilidad populares como QuickBooks, Office 365, Zoho Books y muchos otros.
• Flujos de Trabajo Automatizados – Automatiza los procesos de aprobación para mayor eficiencia.
• Análisis – Obtén información práctica sobre los patrones de gasto de la empresa y las tendencias establecidas.

Cómo Usar

Para usar esta aplicación web, los usuarios primero deben crear una nueva cuenta y definir la estructura básica de las finanzas de la empresa, las políticas de gastos y los flujos de trabajo de aprobación. Todo esto se realiza directamente desde una ventana del navegador web, sin la necesidad de descargar una aplicación local independiente y distribuirla a todos los ordenadores empresariales locales.

Una vez finalizada la configuración básica, los empleados pueden comenzar a registrar sus gastos manualmente o escaneando recibos. Todos los recibos digitalizados se distribuirán a las bases de datos seguras y dinámicas que el servicio analizará en tiempo real, con comprobaciones automáticas de cumplimiento de políticas y tendencias financieras.

Se puede configurar una amplia variedad de reglas y políticas de la empresa para facilitar los flujos de trabajo diarios. Por ejemplo, los gastos aprobados pueden reembolsarse directamente a través del sistema o sincronizarse con su software de contabilidad.

Es importante destacar que esta plataforma en la nube es totalmente capaz de integrarse con una amplia gama de plataformas de contabilidad externas populares, incluyendo QuickBooks, Office 365, Zoho Books, Amazon Business y más.

Interfaz de Usuario

La interfaz de usuario de esta plataforma en la nube es limpia, intuitiva y personalizable, lo que permite a los usuarios aprender rápidamente a navegar eficazmente directamente a través de cualquier aplicación de navegador de Internet moderna.

El panel principal proporciona una visión general rápida de los gastos pendientes y aprobados, mientras que el menú permite una fácil navegación a diferentes funciones. La navegación básica se realiza a través de 10 pestañas principales ubicadas en el lado izquierdo de la aplicación: Inicio, Viajes, Gastos, Informes, Anticipos, Solicitudes de Compra, Tarjetas, Aprobaciones, Análisis y Mi Configuración.

Las funciones de escaneo de recibos y registro de gastos son sencillas y fáciles de usar, y las secciones de viajes incluso incluyen desgloses detallados de información sobre Vuelos, Hoteles, Alquiler de Coches e informes o anticipos asociados.

La parte inferior de la aplicación presenta acceso optimizado a funciones de colaboración, como iconos para las herramientas de Chats, Canales y Contactos.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es Zoho Expense?
Es una solución de gestión de gastos basada en la nube que puede satisfacer las necesidades de empresas de todo tipo y tamaño.

¿Es segura?
Sí, esta aplicación se distribuye a través de la nube, lo que significa que no cuenta con un cliente local independiente. Todo el servicio utiliza un cifrado fuerte y medidas de seguridad para proteger los datos empresariales de accesos no autorizados.

¿Incluye un nivel de uso gratuito?
Sí, se ofrece a los usuarios una versión simplificada y con funciones limitadas de esta aplicación web de forma gratuita sin necesidad de una suscripción premium.

Alternativas

Expensify – Una aplicación popular que ofrece escaneo de recibos y seguimiento de gastos optimizados.

Concur - Proporciona funciones integrales de gestión de gastos y reserva de viajes.

Rydoo – Plataforma premium de gestión de gastos con soporte para dietas.

Precios

Zoho Expense para PC con Windows ofrece un plan GRATUITO, pero se ofrecen muchos más planes con más funciones para empresas de todos los tamaños. Los planes comienzan en $3 por usuario al mes y pueden llegar a $8 por usuario activo (para un máximo de 200 usuarios). Las empresas con más de 200 usuarios pueden obtener presupuestos personalizados.

PLAN GRATUITO

• Hasta 3 Usuarios
• 5 GB de Almacenamiento de Recibos
• 20 Autoescaneos de Recibos
• Gastos Multimoneda
• Gastos por Kilometraje
• Seguimiento de Clientes/Proyectos
• Integración Contable

Requisitos del Sistema

Zoho Expense es una solución basada en la nube accesible a través de cualquier navegador web. También se ofrecen aplicaciones nativas independientes para dispositivos iOS y Android, lo que permite a los contadores acceder a los datos de gastos de viaje mientras están en movimiento.

PROS

• Funciones completas de gestión de gastos.
• Integración con soluciones populares de software de contabilidad de terceros.
• Flujos de trabajo automatizados para mayor eficiencia.
• Fuertes comprobaciones de cumplimiento de políticas.
• Fácil adaptación a los flujos de trabajo diarios para empresas de todos los tamaños.

CONTRAS

• Opciones de personalización limitadas.
• El nivel gratuito solo soporta 3 usuarios y procesamiento de recibos limitado.

Conclusión

Zoho Expense es una solución de gestión de gastos robusta y fácil de usar que proporciona acceso optimizado a una amplia gama de funciones e integraciones.

Traducido por el Equipo de Localización de Filehorse